حل الوحدة الثانية السكرتارية ومكننة العمل المكتبي مهارات إدارية مقررات
الدرس الأول : مفهوم السكرتارية ومهامها
تمهيد
يدور الحديث الآتي بين ناصر و زميله في العمل محمد الذي جاء لزيارتهم في المنزل وكان خالد يستمع إليهما
السؤال : هل تستطيع أن تحدد وظيفة محمد من خلال الحوار ؟
استخرج من الحوار السابق المهام التي كان يقوم بها محمد في عمله و المهام التي يمكن ان تسند له في هذه الوظيفة ؟
الجواب :
المهام التي كان يقوم بها محمد في عمله
1- كتابة الخطابات و طباعتها و إرسالها في البريد
2- مراجعة و ترتيب جدول المواعيد
المهام التي يمكن ان تسند لهذه الوظيفة
1- معالجة المكالمات الهاتفية
2- معالجة البريد الصادر و الوارد
3- معالجة المعلومات
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- كلمة سكرتارية في الأصل جاءت من اللغة الفرنسية وهي تعني ( السرية ) ( خطأ )
2- يقوم المدير عادة بكتابة رسائله بنفسه و يسلمها للسكرتير ليقوم بإرسالها بالبريد ( خطأ )
3- قد يتسع مفهوم السكرتارية ليصل في بعض الدول لمرتبة الوزير ( صح )
4- يقوم السكرتير أحيانا بحل بعض مشكلات المراجعين دون الرجوع للمدير ( صح )
5- من الصفات المستحبة في السكرتير الناجح ترحيب السكرتير بالمتصل ( صح )
السؤال : اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية )
| 1- معالجة المكالمات الهاتفية | يتم طباعتها و توجيهها لمستقبلها ( 2 ) |
| 2- الرسائل و المذكرات | إتقان مهارة الفهرسة و التصنيف ( 3 ) |
| 3- معالجة المعلومات | لابد ان يعطي انطباعا جيدا عن المنظمة ( 5 ) |
| 4- تحديد المواعيد | الانتباه إلى المتحدث جيدا ( 1 ) |
| 5- البريد الصادر | إعداد جدول بارتباطات المدير ( 4 ) |
السؤال : اكتب المهمة الصحيحة للسكرتير التنفيذي لكل عملية في الجدول الآتي
| العملية | المهمة |
| 1- تنسيق الخطابات | تحرير المرسلات و المذكرات |
| 2- الاتصال على العملاء | معالجة المكالمات الهاتفية |
| 3- الرد على المكاتبات التي ترد للمنظمة | معالجة البريد الوارد و الصادر |
| 4- تنظيم و تجهيز بيانات الحاسب الآلي | معالجة المعلومات |
| 5- مقابلة المراجعين و حل مشكلاتهم | تحديد المواعيد |
الدرس الثاني : صفات السكرتير الناجح
تمهيد
السؤال : ما انطباعك عن هذا السكرتير ؟
الجواب : انطباعي عن هذا السكرتير أنه غير ناجح
السؤال : ما الاعمال التي قام بها هذا السكرتير و ترى انها غير جيدة ؟
الجواب : الاوراق المبعثرة - تأخير الاعمال - الاهمال - عدم ترتيب الملفات - إفشاء اسرار المنظمة
السؤال : ما اثر تصرفات هذا السكرتير في المنظمة التي يعمل لديها ؟
الجواب : لتصرفات هذا السكرتير أثر سلبي على المنظمة تتمثل في تأخير الاعمال و تدهور سمعة المنظمة و معرفة المنافسيين أسرار المنظمة مما ينعكس على قدرتها التنافسية بالسالب
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- ليس من المهم ان يكون السكرتير مقتنعا برسالة التي يعمل بها ( خطأ )
2- لابد للسكرتير ان يلبس افخر الملابس حتى يعطي صورة طيبة للمنظمة (خطأ )
3- يستطيع السكرتير تحسين أدائه في العمل عن طريق الاطلاع المستمر على كل جديد ( صح )
4- قد يؤدي إفشاء السكرتير لاسرار الشركة إلى تسريب تلك الاسرار للمنظمات المنافسة ( صح )
5- بشاشة الوجه و حسن التعامل مع الآخرين تسهل تعامل السكرتير مع الآخرين ( صح )
السؤال : هات مثالا على كل صفة من الصفات الآتية للسكرتير الناجح
| الصفة | المثال |
| 1- إتقان المهارات اللازمة لأداء العمل | حفظ و تصنيف الملفات |
| 2- المحتفظة على أسرار المنظمة | عدم تسريب المعلومات ( مناقصة ) |
| 3- سرعة البديهة و المرونة لموجهة المواقف الطارئة | التعامل مع المواقف السيئة ( عمل غاضب بسبب التأخر في الموعد ) |
| 4- البشاشة و حسن التعامل مع الآخرين | تعديل موعد زيارة مراجع |
| 5- مقابلة المراجعين و حل مشكلاتهم | خطأ في فاتورة العميل أو طلب استبدال منتج |
الدرس الثالث : ترتيب المواعيد و استقبال الزائرين
تمهيد
السؤال : ما السبب في رايك لعدم تمكنك من مقابلة المدير لأكثر من مرة ؟
الجواب : السبب هو عدم ترتيب المواعيد وتنسيقها مع المدير ومعرفة القواعد التي ارتبط بها المدير دون علم السكرتير
السؤال : هل تظن ان هذا السكرتير يقوم بعمله بطريقة صحيحة ؟ولماذا ؟
الجواب : لايقوم بعملة بطريقة صحيحة لتأجيل الموعد اكثر من مرة
السؤال : ما الطريقة المناسبة التي يمكن اتباعها لتلافي مثل هذه المواقف ؟
الجواب : يتم تنسيق المواعيد وترتيبها مع المدير وابلاغ العميل المؤجل موعده بطريقة جيدة
السؤال : ما تأثير طريقة استقبال السكرتير للزائرين على سمعه المنظمة ؟
الجواب : الانطباع الذي يكون عن السكرتير غالبا صفة اولية البشوش يجعلك سعيدا عندما تراه وتتعامل معه
اما العابث يجعلك تتعجل الانصراف من امامه دون نية تكرار الزيارة فالسكرتير الناجح يتحلى دائما بالبشاشة والترحيب
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- يقوم السكرتير بترتيب جدول المواعيد بعد التنسيق مع المدير لكي لا يحصل تعارض في المواعيد ( صح )
2- في بعض الاحيان قد يسمح السكرتير بإدخال أحد الزوار لمقابلة المدير دون موعد مسبق ( صح )
3- تعد المقابلات و الزيارات من الوسائل المضيعة لوقت و جهد المدير ولا تخدم أهداف المنظمة ( خطأ )
4- عند إلغاء موعد لاحد الزائرين يقوم السكرتير بإبلاغه بإلغاء الموعد عند حضور الزائر للمكتب ( خطأ )
5- لا يوجد مجال لزيارة مدة المقابلة مهما كانت أهمية هذه المقابلة و فائدتها للمنظمة ( خطأ )
السؤال : اذكر الطرق التي يمكن اتباعها مع الزائرين الذين يحضرون لمقابلة المدير دون موعد مسبق ؟
الجواب : استقبال الزائرين في المنظمة - للتعامل مع الزائر في مكتب السكرتير - طبيعة الزائرين
السؤال : في حالة كونك السكرتير .. وضح التصرف الذي سيقوم به لمواجهة كل حالة من الحالات الآتية
| الحالة | تصرفك حيال ذلك |
| اتصل شخص و طلب منك تحديد موعد لمقابلة المدير | مراجعة المواعيد |
| حضر شخص و طلب مقابلة المدير فورا | دراسة سبب الزيارة |
| المدير يدخل و يلقي تحية الصباح و بتوجيه إلى مكتبه | الترحيب |
| المدير يتصل من منزله و يخبرك بانه لن يحضر اليوم لأسباب خاصة | الاتصال للاعتذار للمراجعين |
| حضر شخص لا يرغب المدير في مقابلته | الاعتذار بشكل طيب |
الدرس الرابع : المكتب و محتوياته
تمهيد
السؤال : ماذا يقصد والد خالد بكلمة المكتب ؟
الجواب : يقصد والد خالد بكلمة المكتب . المكان الذي يتم فيه انجاز الاعمال المكتبة
السؤال : ما الادوات و الاجهزة التي تراها عادة في المكاتب ؟
الجواب : أدوات الكتابة و أجهزة الحاسب .. آلات النسخ و التصوير . أدوات و أجهزة الحفظ و الفهرسة
السؤال : ما الفرق بين الاثاث الموجود في مكتب للعمل الإداري و بين أثاث غرفة عادية ؟
الجواب : يختلف باحتوائه على أشياء لا توجد في الغرف العادية مثل اجهزة الحفظ و الفهرسة و غرفة الاجتماعات و غرف خاصة للعاملين و تجهيزات اخرى لا نراها إلا في الأثاث المكتبي
السؤال : ما الخدمات التي يمكن ان نزود بها غرفة المكتب لتنمكن من القيام بعملنا بطريقة مريحة ؟
الجواب : الإضاءة - التكييف و التهوية - النظافة - الهدوء - تناسق الالوان و ترتيب الاثاث و الالات و الاجهزة التي يستخدمها المزظف في المكتب
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- يعد تجهيز المكتب بالاثاث الفاخر من مظاهر الترف التي تؤدي لخسارة المنظمة دون فائدة ( خطأ )
2- قد تحتوي بعض المنظمات عل أكثر من غرفة للاجتماعات ( صح )
3- يقصد بالبيئة المادية للمكتب : الاقلام و الاوراق و بعض المعدات المكتبية الخفيفة ( خطأ )
4- تقوم المنظمات عادة بنغيير الاثاث المكتبي كل فترة قصيرة من الزمن ( خطأ )
5- كلما اهتمت المنظمة بالبيئة للمكتب زادت إنتاجية الموظفين ( صح )
السؤال : وضح المقصود من كل مفهوم مما يأتي
أ- المكتب :
الجواب : المكان الذي يتم فيه إنجاز الاعمال المكتبير
ب- الاعمال المكتبية هي :
الجواب : الاعمال التي تتم داخل المكاتب الإدارية
السؤال : اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية )
| 1- آلالات المستخدمة في المكتب | يعكس مدى اهتمام المنظمة بالزائرين ( 2 ) |
| 2- الاثاث المكتبي | للأعمال التي تحتاج للسرية ( 4 ) |
| 3- غرفة الاجتماعات | أجهزة النسخ و التصوير ( 1 ) |
| 4- المكاتب النغلفة | أمور تتعلق بالإضاءة و التكييف و التهوية ( 5 ) |
| 5- البيئة المادية للمكتب | يختلف حجمها من منظمة لأخرى ( 3 ) |
الدرس الخامس : تصنيف الملفات
تمهيد
السؤال : على أي أساس تم ترتيب الملفات داخل الدرج ؟
الجواب : تم ترتيب تلك الملفات على اساس ترتيب الحروف الابجدية
السؤال : ماذا يمكن ان نطلق على هذه الطريقة في الترتيب ؟
الجواب : الطريقة الابجدية
السؤال : هل يتم استخدام هذه الطريقة للتنظيم و الترتيب في أغراض أخرى ؟ اذكرها
الجواب : احيانا كما في المستشفيات و المدارس و الجامعات و بعض المكتبات
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- في طريقة التصنيف الابجدية يتم تقسيم الوثائق حسب الموضوع الذي تحتويه ( خطأ )
2- المنظمات التي لديها فروع متعددة يفضل ان يستخدم الطريقة العشرية في التنصنيف ( خطأ )
3- تتميز الطريقة العددية في التصنيف بسهولة إعادة الملفات إلى اماكنها ( صح )
4- في الطريقة الجغرافية للتصنيف يسهل الوصول للملفات دون الحاجة إلى معرفة عنوان العميل ( خطأ )
5- تستخدم الطريقة الابجدية عادة في المنظمات التي تضم اعدادا كبيرة من العاملين ( صح )
السؤال : اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية )
| 1- الطريقة الابجدية | تستخدم في تصنيف الكتب ( 5 ) |
| 2- الطريقة العددية | يتم تصنيف الوثائق حسب الاسماء ( 1 ) |
| 3- الطريقة الموضوعية | يصعب الوصول للملف بدون معرفة عنوان العميل ( 4 ) |
| 4- الطريقة الجغرافية | سهولة إعادة الملفات إلى أماكنها ( 2 ) |
| 5- الطريقة العشرية | تحتاج لدراسة دقيقة عند وضعها ( 3 ) |
الدرس السادس : فهرسة الملفات
تمهيد
السؤال : فما هي في رأيك الوسيلة المناسبة التي ستمكن ندى من الوصول للكتاب الذي تبحث عنه بأسرع وقت ؟
الجواب : الوسيلة المناسبة هي اللجوء لفهرس الترتيب المحفوظ و ذلك لتسهيل عملية البحث و توفير الوقت و الجهد في عملية البحث
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- من أهم أهداف الحفظ حماية الوثائق و السجلات من التلف و الضياع ( صح )
2- في الفهرس المطبوع يمكن إضافة اوراق جديدة للفهرس بسهولة ( خطأ )
3- يتم ترقيم الوثائق و السجلات عند القيام بإعداد بطاقة الإحالة لحفظ الملفات ( خطأ )
4- فهرس الاوراق السائبة عبارة عن دفتر تخصص الصفحات فيه لكل حرف من الحروف الابجدية ( خطأ )
5- قد يكون أحد اسباب استرجاع الملفات تحديث بعض المعلومات الموجودة بهذه الملفات ( صح )
السؤال : وضح الفرق ما بين مفهومي ، حفظ الملفات و استرجاع الملفات
الجواب :
حفظ الملفات : ترتيب الاوراق و المستندات في الاوعية الخاصة بها
استرجاع الملفات : الحصول عليها من اماكن حفظها لإنجاز عمل ما
السؤال : اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية )
| 1- حفظ الملفات | وضع بطاقات الفهرس في إطار من المعدن ( 3 ) |
| 2- استرجاع الملفات | تحديث البيانات المحفوظة ( 4 ) |
| 3- الفهرس المنظور | استخراج الملفات من مكان حفظها لإنجاز عمل إداري ( 2 ) |
| 4- من أهداف استرجاع الملفات | ترتيب الملفات بطريقة سليمة ( 1 ) |
| 5- فهرسة الملفات | إعداد قوائم باسماء و عناوين الوثائق و المستندات ( 5 ) |
الدرس السابع : الاتصال الكتابي ( المراسلات )
تمهيد
السؤال : ما وسائل الاتصال هذه ؟
الجواب : إنها وسائل الاتصال الكتابي
السؤال : هل يوجد رسائل اتصال مكتوبة غير هذه المذكورة ؟
الجواب : فواتير البيع و الشراء … الخطابات .. رسائل التهيئة . بطاقات بريدية
السؤال : ماذا نطلق على وسائل الاتصال المكتوبة ؟
الجواب : نطلق عليها وسائل الاتصال الكتابي
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- يتم استخدام النماذج عادة في المعاملات التي يتكرر حدويها يوميا و بكثرة ( صح )
2- يتم تنسيق النواحي الشكلية في الرسالة بطريقة موحدة ولا يختلف من شخص لشخص آخر ( خطأ )
3- تعمل التعاميم على توحيد إجراءات المعاملات في جميع إدارات المنظمة ( صح )
4- تهتم المنظمة بشكل و مظهر المذكرة الداخلية لانها تعطي انطباعا أوليا عن المنظمة ( خطأ )
5- يسهم العمل الكتابي في تنمية التواصل بين المنظمة و الجمهور الخارجي ( صح )
السؤال : هات مثالا لكل نوع من انواع المراسلات الآتية
| النوع | مثال |
| الرسائل الخارجية | إرسال رسائل تهنئة لاي مناسبة اجتماعية للمنظمات الاخرى أو الافراد |
| 2- المذكرات الداخلية | توجيهات للموظفين بضرورة الالتزام باوقات العمل |
| 3- البطاقة البريدية | إيصال تهنئة لأحد العملاء بمناسبة نجاح ابنائه أو رزق بمولود |
| 4- التعاميم | تعميم تطبيق لائحة جديدة للموظفين |
| 5- النماذج | نموذج طلب توظيف |
السؤال : اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية )
| 1- من مهارات العمل الكتابي | تعطي انطباعا اوليا عن المنظمة ( 2 ) |
| 2- الرسائل الخارجية | وثيقة نمطية تسهل من إجراءات العمل ( 5 ) |
| 3- الجداول و الرسوم البيانية و الصور | استخدام علامات الترقيم ( 1 ) |
| 4- التعاميم | توحيد إجراءات المعاملات ( 4 ) |
| 5- النماذج | تساعد على فهم الافكار المنقولة كتابيا ( 3 ) |
الدرس الثامن : البريد الوارد و الصادر
تمهيد
السؤال : هل يقوم السكرتير بإرسال تلك الخطابات لمكتب البريد بنفسه ؟
الجواب : لا سيرسل الخطابات لمكتب بواسطة موظف البريد في القسم
السؤال : من اين سيستلم مظاريف عروض الشركات المتقدمة لمناقصة تجديد الالات ؟
الجواب : سيستلمها من قسم البريد الوارد بواسطة موظف البريد في القسم
السؤال : مذا كان يقصد السكرتير بقسم البريد ؟
الجواب : يقصد بذلك القسم المعنى بإرسال البريد و استلامه من و إلى المنظمة
السؤال : ما المهام التي يقوم بها قسم البريد في المنظمة ؟
الجواب : استقبال البريد الوارد و توزيعه على الاقسام المختصة و ايضا جمع البريد الصادر من الاقسام المختلفة و إرساله لذويه
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- المراسلات التي تخرج من المنظمة يتم تسجيل معلوماتها في دفتر البريد الصادر ( صح )
2- يقوم العاملون في قسم البريد بفتح جميع البريد الوارد بما في ذلك البريد الشخصي و السري ( خطأ )
3- من إجراءات البريد الوارد قيام أحد العاملين بمراجعة المراسلات من الناحية الشكلية ( خطأ )
4- يفضل عدم وضوح المراسلات الصادرة حتى لا ينشأ عن ذلك التزام المنظمة ( خطأ )
5- الهدف من فرز البريد الصادر تحديد الجهات المصدرة إليها هذه المراسلات ( صح )
السؤال : حدد نوع البريد و الإجراء المناسب لكل حالة من الحالات الآتية
| الحالة | نوع البريد | إجراء البريد المناسب للحالة |
| التأكد من أن المظاريف فارغة قبل التخلص منها | بريد وارد ( صح ) بريد صادر | |
| إدخال المراسلات في المظاريف | بريد وارد بريد صادر ( صح ) | |
| تسليم المراسلات بواسطة المراسلين داخل المدنية | بريد وارد بريد صادر ( صح ) | |
| تاريخ و موعد و ورد المرسلات | بريد وارد ( صح ) بريد صادر | |
| تحديد الرسوم لكل مظروف | بريد وارد بريد صادر ( صح ) |
السؤال : اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية )
| 1- توزيع البريد الوارد | حث العاملين على سرعة الرد على المكاتبات ( 3 ) |
| 2- مراجعة المراسلات | تسجيل تاريخ و رقم و جهة الرسالة ( 4 ) |
| 3- متابعة البريد الوارد | إرفاق المكاتبة بالملف بها ( 1 ) |
| 4- ختم البريد | وضع المراسلات في الاماكن المخصصة لكل إدارة ( 5 ) |
| 5- فرز البريد و فهرسته | التأكد من توقيع المسؤول و وجود المرفقات ( 2 ) |
الدرس التاسع : معالجة المكالمات الهاتفية
تمهيد
السؤال : ما العمل الذي أخذ معظم وقت خالد في العمل ؟
العمل الكتابي
الاتصالات الهاتفية ( صح )
استقبال الزائرين
السؤال : ما طبيعة الاتصالات الهاتفية التي قام بها خالد ؟
الجواب : اتصالات هاتفية و وارد
السؤال : هل القيام بإجراء المكالمات الهاتفية و استقابلها يحتاج إلى مهارات يجب ان يتقنها السكرتير ؟
الجواب : نعم يحتاج إلى مهارات تمكنه من التواصل مع المرجعين و العملاء و الصبر على مشاكلهم و استفساراتهم حتى لو كانت ملحة ، و اللباقة في الحديث و الاستماع الجيد
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- عندما يتصل أحد الاشخاص و يرغب في محادثة المدير يجب تحويل المكالمة للمدير مباشرة ( خطأ )
2- دليل الهاتف الخاص يحتوي على أرقام مهمة للمنظمة و يتم الاتصال بها بشكل مستمر ( صح )
3- من الواجب على السكرتير إعطاء المتصل جميع المعلومات التي يطلبها عن المنظمة ( خطأ )
4- لابد ان يراعي السكرتير عند الاتصالات الدولية مراعاة فارق التوقيت ( صح )
5- يجب على السكرتير سرعة إغلاق خط الهاتف بمجرد الانتهاء من تقديم الخدمة للمتصل ( خطأ )
السؤال : وضح الخطأ الذي وقع فيه السكرتير لكل حالة من الحالات الآتية
| الحالة | الخطأ الذي وقع فيه السكرتير |
| 1- الهاتف يرن و السكرتير منهمك في الكتابة | عدم الإجابة السريعة للهاتف |
| 2- السكرتير لا يبادر بالتعريف بنفسه للمتصل | لابد من التعرف أولا على هوية المتصل |
| 3- السكرتير يقاطع المتصل لشرح وجهة نظره | لم يصغي للمتحدث بشكل جيد |
| 4- السكرتير يطلب من أحد المجاورين له تدوين بيانات احد المتصلين لانشغال كلتا يديه | يجب عليه ان يمسك الهاتف باليد اليسرى و ان يكتب باليمنى أو العكس إذا كانت اعسر |
| 5- المتصل يطلب المدير فيخبره السكرتير بان المدير غير موجود ولا يعلم اين هو | لم يتأكدمن مكان تواجد المدير و عليه معرفة مكان تواجد المدير |
| 6- السكرتير يبلغ المتصل بان المنظمة سوف تطرح مناقصة في السوق قريبا و المناقصة لم يتم الإعلان عنها رسميا | إفشاء معلومات سرية للمتصل |
الدرس العاشر البريد الإلكتروني
تمهيد
السؤال : لماذا تعجب ماجد ؟
الجواب : لانه اعتقد أنها رسائل عادية تحتاج لوقت طويل في إرسالها
السؤال : ما رد فعل ماجد عندما عرف أن الرسالة إلكترونية ؟
الجواب : عندما عرف أنها رسالة إلكترونية زالت الدهشة من عليه لأن الرسائل الإلكترونية لا تحتاج لوقت طويل
السؤال : ما الفرق بين الرسالة العادية ؟ و الرسالة الإلكترونية ؟
الجواب : الرسالة العادية تستغرق وقتا اكبر بكثير من الرسالة الإلكترونية . تكلفة الرسالة العادية أكثر من الإلكترونية . سهولة استرجاع الإلكترونية على عكس الرسالة العادية
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- عند الإرسال عن طريق البريد الإلكتروني لابد أن يكون المرسل و المرسل إليه متصلين بالشبكة ( خطأ )
2- مع التقنية الحديثة أصبح هناك أجهزة بديلة للحاسب لاستخدامها للوصول لشبكة الإنترنت ( صح )
3- من الممكن الاستفادة من البريد الإلكتروني في تصنيف البريد و عمل دفر للعناوين البريدية ( صح )
4- لا يمكننا امتلاك بريد إلكتروني إلا عن طريق دفع رسوم معينة لمزود الخدمة البريدية ( خطأ )
5- من عيوب البريد الإلكتروني ارتفاع تكلفة إرسال الرسالة مقارنة بالبريد العادي ( خطأ )
السؤال : اذكر ثلاثا من خدمات البريد الإلكتروني في العمل المكتبي ؟
الجواب : متابعة العمل من خارج المكتب - عمل دفتر للعناوين - تصنيف الرسائل في محليات
السؤال : اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية )
| 1- خطوات عمل البريد الإلكتروني | قليل التكلفة ( 5 ) |
| 2- مكونات البريد الإلكتروني | اشتراك في أحد مواقع مزودي الخدمة ( 3 ) |
| 3- متطلبات البريد الإلكتروني | الدخول على مواقع مزود الخدمة ( 1 ) |
| 4- تعريف البريد الإلكتروني | إرسال و استقبال البيانات عبر الإنترنت ( 4 ) |
| 5- مميزات البريد الإلكتروني | اسم مزود الخدمة ( 2 ) |
الدرس الحادي عشر : مكننة العمل المكتبي و إدارته إلكترونيا
تمهيد
السؤال : ماذا يمكن ان نطلق على هذه الطريقة التي استخدمها حسن في إنجاز معاملاته ؟
الجواب : يمكن ان نطلق عليها اسم الطريقة الإلكترونية
السؤال : ما المكونات التي احتاجها حسن ليتمكن من إجارء معاملاته بهذه الطريقة ؟
الجواب ربما يمتلك أحد بطاقات الائتمان للدفع السريع
السؤال : هل هناك جهات أخرى تقدم مثل هذه الخدمات في إنجاز الاعمال المكتبية ؟
الجواب : مكاتب الاتصالات … مكاتب تحويل الاموال
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- الهدف من مكننة العمل المكتبي سرعة إنجاز الاعمال حتى لو كانت التكلفة مرتفعة ( خطأ )
2- كان العمل المكتبي قديما يسند لأصحاب الخط الجميل دون الاعتبار لمهاراتهم الإدارية ( صح )
3- ظهرت مجموعة من آلالات المساعدة للعمل المكتبي بعد ظهور الكهرباء و انتشارها ( صح )
4- في الماضي كان من السهل ان يقوم الشخص بإنجاز الاعمال المكتبية وهو خارج مكان العمل ( خطأ )
5- انخفاض تكلفة الإنترنت ساعد في تحويل المنظمات إلى استخدام التقنية في إنجاز العمل المكتبي ( صح )
السؤال : عرف كلا من
أ- مكننة العمل المكتبي :
الجواب : استخدام الاجهزة و الالات العمل المكتبي
ب- الإدارة الإلكتروني :
الجواب : استخدام التقنيات الحديثة لتنفيذ الاعمال رقميا
السؤال : هات بعض الامثلة لأجهزة آلات ساعدت في تسهيل العمل المكتبي من النواحي الآـية
أ- السرعة في إنجاز العمل :
الجواب : التصوير و النسخ
ب- الدقة في تنفيذ الاعمال :
الجواب : العمليات الحسابية
ج- الاقتصاد في التكاليف :
الجواب : تقليل الاعداد
السؤال : اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية )
| 1- الأإدارة الإلكترونية | خط هاتف ثابت أو جوال ( 5 ) |
| 2- مكننة العمل المكتبي | بداية مكننة العمل المكتبي ( 4 ) |
| 3- أهداف المكننة | تنفيذ العمل الإداري رقميا ( 1 ) |
| 4- الآلة الكاتبة | استخدام الاجهزة و الالات في العنل المكتبي ( 2 ) |
| 5- متطلبات الإدارة الإلكترونية | الدقة في تنفيذ الاعمال ( 3 ) |
الدرس الثاني عشر : العمل المكتبي و تطبيقات الحاسب
تمهيد
السؤال : كيف استطاع موظف المخازن الحصول على المعلومات التي قدمها لمديره بهذه السرعة ؟
الجواب : من خلال كارت الصنف
السؤال : هل هناك تطبيقات خاصة على الحاسب تستخدم لكل عمل من أعمال المنظمة ؟
الجواب : نعم فكل عمل من أعمال المنظمة له تطبيق خاص على الحاسب الآلي فكل من إدارة المبيعات و إدارة الحسابات لها تطبيق خاص
السؤال : ما المجالات التي يمكن الحاسب الآلي فيها لتسهيل المكتبي ؟
الجواب : إدخال و معالجة معلومات المستفيدين - انظمة المخازن - انظمة إدارة حسابات العملاء - انظمة الرواتب و الاجور
التقويم
أجب عن الاسئلة الآتية
السؤال : ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة و علامة خطأ امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي
1- من مميزات تطبيقات تحرير النصوص سهولة التعديل و الحذف و الإضافة ( صح )
2- يتم استخدام تطبيقات الجداول الإلكترونية في ترتيب المواعيد و التذكير بها ( خطأ )
3- أنظمة إدارة حسابات العملاء تسهل عمل منظمات الخدمات مثل شركات الاتصالات و الكهرباء ( صح )
4- تطبيقات قواعد البيانات تساعد فقط في تخزين البيانات و المعلومات و استرجاعها ( خطأ )
5- يتم الاستفادة من أنظمة المخازن في المنظمات التجارية فقط ( خطأ )
السؤال : اذكر بعض تطبيقات الحاسب الآلي المستخدمة لتسهيل العمل المكتبي في المنظمات العامة و الخاصة
الجواب : معالجة و تنسيق الكلمات - معالجة البريد و ترتيب المواعيد - الجداول الإلكترونية - قواعد البيانات
السؤال : اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية )
| 1- قواعد البيانات | ربط الجداول بعلاقات منطقية ( 1 ) |
| 2- الجداول الإلكترونية | تصنيف و فهرسة البريد بأكثر من طريقة ( 3 ) |
| 3- ميزات استخدام برامج تحرير النصوص | تحديث معلومات الاصناف آليا ( 5 ) |
| 4- معالجة البريد و ترتيب المواعيد | خلايا تدخل فيها البيانات و يتم معالجتها ( 2 ) |
| 5- انظمة المخازن الآلية | إضافة الصور و الرسوم البيانية و الجداول ( 4 ) |
.