مفهوم الإدارة
تعريف الإدارة
جاءت كلمة إدارة من الفعل ( يدير ) ، ويدير الشيء أي بحر که من مكان إلى مكان آخر. وقد تعددت التعريفات التي وضعها علماء الإدارة نورد منها ما يأتي :
- خدمة الغير أو تقديم العون للآخرين. وعلى هذا النحو فإن من يعمل بالإدارة يقوم بخدمة الآخرين أو يصل عن طريق الإدارة إلى أداء الخدمة.
- هي العملية التي يمكن بواسطتها تنفيذ غرض معين والإشراف عليه.
- الإدارة تنفيذ الأشياء عن طريق الآخرين.
- أن تعرف بالضبط ماذا تريد، ثم تتأكد من أن الأفراد يؤدونه بأحسن وأقل تكلفة ممكنة .
- عملية استخدام الموارد من المواد الخام والعنصر البشري؛ لتحقيق أهداف معينة وتتضمن تخطيط وتنظيم وتوجيه لاوتنسيق وتقييم جهود الأشخاص لتحقيق هذه الأهداف.
- استغلال الموارد المتاحة عن طريق تنظيم الجهود الجماعية وتنسيقها بشكل يحقق الأهداف المحددة بكفاية وفاعلية.
مهارات البيع والشراء
وظيفة البيع والشراء من الوظائف التي يحتاج إليها الفرد ويمارسها بشكل دائم ومتكرر لتلبية احتياجاته، فالأكل والشرب والملابس والسكن والمواصلات وغيرها من احتياجات الإنسان يحصل عليها من خلال ممارسة عملية الشراء، كما أن الفرد يمارس عملية البيع من خلال تسويق ما يملك من سلع أو خدمات .
أما على مستوى المنظمات فإن وظيفة البيع والشراء تسند لعدد غير قليل من الموظفين سواء في القطاعين العام والخاص ( مثل : مندوبي المبيعات ، مندوبي المشتريات ، البائعين داخل المتاجر ).
لماذا نتعلم المهارات الإدارية ؟
لقد سبق أن قلنا أن المهارات الإدارية التي ستقوم بدراستها من المهارات المهمة والتي لها علاقة بحياة الإنسان، ويمكن أن نستفيد منها في حياتنا الخاصة والعامة على حد سواء، فمهارة التخطيط لا يخفى مدى أهميتها للجميع، فأنت تحتاج للتخطيط للقيام برحلة، أو التخطيط للاستعداد للاختبارات، أو التخطيط لما تريد أن تكون عليه في المستقبل، ودراستك لمهارة التخطيط تساعدك على النجاح في وضع تلك الخطط بإذن الله.
وأي شخص قد تواجهه بعض المشكلات التي تحتاج إلى حل ( في المدرسة، في البيت، مع الأسرة، مع الأصدقاء). كما أنك تحتاج لمهارة اتخاذ القرارات في العديد من المواقف التي تتطلب منك الاختيار بين عدة بدائل مثل ( شراء سلعة معينة . اختيار تخصص في الدراسة ).
وعند دراستك المهارات السكرتارية والعمل المكتبي فإنك تتمكن من تنظيم أوراقك وكتبك والوثائق والملفات التي تحتفظ بها، كما تفيدك في مساعدة أبيك أو أخيك في أعمالهم المكتبية، كما تمكنك من إتقان مهارات الاتصال مع الآخرين، هذا بالإضافة إلى الاستفادة من هذه المهارات في تهيئتك للعمل المكتبي في المؤسسات العامة أو الخاصة.
وفيما يتعلق بدراستك المهارات البيع والشراء، فإنك تقوم يوميا بعمليات البيع والشراء، فأنت في حاجة ماسة لأن تتعلم بعض المهارات التي تخص البيع والشراء؛ لكي تتمكن من إتمام هذه العمليات بالشكل الصحيح الذي يضمن لك بإذن الله الحصول على المنفعة القصوى، كما تجعل منك مستهلكا رشیدا، لا ينجر وراء النزوات الشرائية الفجائية والعادات الشرائية السيئة، كما تهيئك للعمل في مجال البيع في مؤسسات القطاع العام أو الخاص أو لحسابك
أهمية الإدارة :
عرفت الإدارة منذ وجدت المجتمعات البشرية، فالإنسان منذ القدم كان يقوم بالعمل الإداري ويمارس الإدارة على أكثر من مستوى، فالأسرة تحتاج إلى من يدير شؤونها ، والقبيلة تحتاج إلى شخص تسند إليه مسؤولية إدارة شؤونها.
وفي وقتنا الحاضر نجد أن الإدارة تمارس في جميع مجالات الحياة، وعلى مختلف المستويات ، فالمدرسة الابد لها من شخص ليدير شؤونها، وعلى رأس كل مؤسسة حكومية بمختلف مستوياتها لا بد من وجود شخص يتولى توزيع الأعمال على مرؤوسيه ويحاول تحقيق الأهداف التي أنشئت من أجلها هذه المؤسسة ، وفي المنشآت التجارية والصناعية نجد أن لكل منشأة من يترأسها ليدير شؤونها بشكل يكفل تحقيق الأهداف الموضوعة.
وتمثل الإدارة أهم الوسائل التي يمكن أن يستثمرها الفرد كما تستثمرها المنظمة والدولة من أجل تحقيق أسباب الرخاء والأمن والتقدم . فعن طريق الإدارة يتحدد مستوى التعليم والأمن والعدل والرعاية الصحية والاجتماعية والزراعة والصناعة والإسكان والاتصالات والمواصلات وكافة أوجه النشاطات والخدمات التي يحتاج إليها الفرد والمجتمع. ولقد زادت أهمية الإدارة في وقتنا الراهن بسبب التغيرات الاجتماعية والاقتصادية والتقنية التي تركت أثرها في جميع المجتمعات. ذلك أنه بدون وجود إدارة ذات كفاءة عالية فإننا لن نستطيع أن نعمل على تحديد أهدافنا ونرسم المسارات التي يمكن أن نصل من خلالها إلى تحقيق هذه الأهداف.
مجالات الإدارة
تتنوع مجالات الإدارة بحسب تنوع قطاعات المجتمع والأهداف التي يسعى كل قطاع إلى تحقيقها. فهناك قطاع يسعى إلى المحافظة على النظام وتحقيق الأمن والعدالة وتوفير وسائل التنمية والرفاهية لأفراد المجتمع، وهذا كله يتطلب إدارة متخصصة تقوم بهذه الأنشطة وتحقق أهدافها.
من جانب آخر هناك قطاع آخر يسعى من وراء أنشطته التجارية والصناعية والزراعية والتعليمية والطبية، وغيرها إلى تحقيق الربح في المقام الأول وإن كان ذلك لا يلغي مساهمته في خدمة المجتمع.
وهناك بعض القطاعات الاجتماعية الخيرية والتطوعية على مستوى المجتمع، وتهدف من وراء أنشطتها إلى التعامل مع قضايا خاصة غالبا لا تقوم الحكومة أو القطاع الخاص بالتعامل معها مباشرة ، كما هو الحال في الجمعيات العلمية أو الخيرية أو التطوعية.
إلى جانب تلك القطاعات السابقة فهناك قطاع رابع يتعامل في نشاطه مع قضايا تمس النطاق الإقليمي والدولي وليس مجتمعة بعينه، كما هو الحال بالنسبة لهيئة الأمم المتحدة وجامعة الدول العربية ومنظمة التعاون الإسلامي ورابطة العالم الإسلامي ومجلس التعاون لدول الخليج العربي.
هذا التنوع في قطاعات المجتمع وأنشطته فرض وجوده على الإدارة، حيث أوجد لكل منها مجاله الخاص بالدراسة والممارسة وإن كان ذلك لا يعني عدم التكامل بين هذه المجالات والاستفادة من بعضها بعضاً
عناصر العملية الإدارية
العناصر (الوظائف) الآتية تمثل النشاط الرئيس للمديرين ، وهذا يعني أنهم هم المعنيون بالدرجة الأولى بمباشرة هذه العملية ، لتحقيق أهداف محددة في المنظمة ، هذا المفهوم للمديرين لا يقتصر على كبار الإداريين فقط ، وإن كانوا يقومون بالدور الرئيس في العملية الإدارية . إذ إن هذه العناصر (الوظائف) تمثل النشاط الأساسي للرؤساء والمشرفين في المنظمة بجميع مستوياتهم العليا والمتوسطة والتنفيذية
التخطيط
يعرف التخطيط بأنه "عملية تتضمن وضع مجموعة من الافتراضات حول الوضع في المستقبل، ثم وضع خطة الأهداف المطلوب الوصول إليها خلال فترة محددة والإمكانات الواجب توافرها لتحقيق هذه الأهداف و كيفية استخدام هذه الإمكانيات بالكفاءة والفعالية المطلوبة .
التنظيم
يمثل التنظيم العنصر الثاني من عناصر العملية الإدارية ويمكن تعريفه على أنه عملية إدارية يتم من خلالها ترتيب الجهود البشرية داخل المنظمة و تصنيف المهام والوظائف بها، وذلك من أجل تحقيق أفضل تنفيذ للأهداف وبأقل تكلفة .
التوجيه
يمكن تعريف التوجيه بأنه العملية التي يتم بموجبها تسيير وقيادة نشاط العاملين في المنظمة من أجل تحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية .
الرقابة
تعرف الرقابة بأنها قياس النتائج الفعلية ومقارنتها بالمعايير أو الخطط الموضوعة ومعرفة أسباب الانحرافات عن النتائج المطلوبة واتخاذ فعل تصحيحي، وتعد الرقابة نشاطا مهما تمارسه الإدارة للتحقق من أداء العمل على أساس الأهداف المرسومة وبأقل تكلفة ممكنة .
هل الإدارة علم أم فن ؟
العلم معرفة منظمة تقوم على الملاحظة والتجربة واستنباط النتائج من أجل الوصول إلى قوانين عملية تحكم العلاقة بين الظواهر في مجال معين.
الفن يقوم على المهارة في الأداء أو القدرة الذاتية لممارسة عمل معين. وهو بذلك يرتكز إلى حد كبير على مواهب الأشخاص وإمكاناتهم الإبداعية في أداء الأنشطة التي يقومون بها.
في الواقع أن الإدارة علم وفن في آن واحد ؛ فالإدارة علم وذلك لما تحويه من نظريات علمية ومبادئ تطبيقية تدرس في كليات متخصصة ، بل إن الإدارة أصبحت تضم العديد من فروع المعرفة والتخصصات الفرعية ، ومعنى هذا أن الإدارة تعتمد على الأسلوب العلمي في ممارسة وظائفها ، فالمدير يقوم بملاحظة الظواهر والمشكلات الإدارية وتفسيرها والتنبؤ بحدوثها من أجل التحكم فيها أو على الأقل التكيف معها.
والإدارة فن أيضا ، إذ إن النجاح في تطبيق مبادئ وقواعد الإدارة يعتمد بالدرجة الأولى على خصائص الأشخاص وهم يختلفون فيما بينهم بحسب إمكاناتهم وقدراتهم. فالإعداد العلمي وحده لا يضمن وجود الأشخاص الإداريين الناجحين.
هل جميع من يقوم بالعمل الإداري يؤديه بالشكل الصحيح ؟
يحتاج من يقوم بالعمل الإداري أن يتدرب على العديد من المهارات ويمتلكها حتى ينجح في عمله، ويتبين ذلك من خلال فشل كثير من الإداريين في تحقيق الأهداف التي وضعوا من أجل تحقيقها ، سواء أكان مجال عملهم في الشركات التجارية أو الإدارات الحكومية أو الأندية الرياضية أو غيرها من المنظمات ؛ وذلك لعدم امتلاكهم المهارات الإدارية اللازمة ، بينما نجد بعض المديرين الذين يمتلكون تلك المهارات يحققون شهرة واسعة وسمعة طيبة وقدرة على تحقيق الأهداف التي وضعوا من أجل تحقيقها.
مهارة حل المشكلات
تواجه الإداري يوميا العديد من المشكلات التي تختلف في صعوبتها ( مثل : تأخر بعض المرؤوسين عن الدوام ، تعطل بعض الآلات في المصنع الذي يديره، عدم تجهيز بعض الطلبيات المفترض تسليمها للعملاء ، ...) وغيرها من المشكلات التي لا تنتهي ولا يمكن حصرها، ولكي يتمكن من مواجهة هذه المشكلات وإيجاد الحل المناسب لها واتخاذ القرارات السليمة حيالها لا بد له من إتقان مهارة حل المشكلات واتخاذ القرارات .
مهارات السكرتارية والعمل المكتبي
يعد عمل السكرتير وجميع الأعمال التي تتعلق بالعمل المكتبي من أهم العوامل النجاح الإدارة في أي منظمة، والعمل المكتبي على قدر ما يراه البعض سهلا ، ويعده عملا مساندة للإدارات المختلفة في المنظمة ؛ إلا أن كثيرا ممن يقومون بهذا العمل أشخاص غير مؤهلين تأهيلا مناسبا لأداء واجباتهم بالإتقان المطلوب ، مما يؤدي إلى تأخر العمل وإنجازه بطريقة مكلفة ، بسبب افتقار هؤلاء الأشخاص للمهارات المطلوبة لهذه الأعمال .