مفهوم التخطيط
معنى التخطيط في اللغة التسطير ، أو هو عبارة عن فكرة مثبتة بالكتابة أو بالرسم. ويوجد هناك الكثير من التعريفات التي تعبر عما يقصد بالتخطيط ، وذلك حسب المعايير المستخدمة والتفاوت في وجهات النظر.
يمكننا تعريف التخطيط بأنه :
عملية تحديد الأهداف المستقبلية، وتحديد الوسائل المختلفة لتحقيق هذه الأهداف، وإعداد البرامج التفصيلية الأداء النشاطات الضرورية لتحقيق هذه الأهداف بطريقة تحقق الكفاءة والفاعلية .
التنبؤ بالمستقبل :
يفيد التخطيط في دراسة العوامل والظواهر والمتغيرات ( الاقتصادية والاجتماعية والتقنية والسياسية والطبيعية ، وغيرها) | وإعداد خطة منظمة منطقية تجنب المنظمة المفاجآت غير السارة.
تحديد الأهداف :
الأهداف دليل يهدي المنظمة إلى الطريق المنشود وإلى وضع المعيار السليم؛ لتقويم الأداء بما يؤدي إلى زيادة فعالية | وكفاءة المنظمة والعاملين فيها.
الاستخدام الأمثل للموارد :
يساعد التخطيط في الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة من عناصر العملية الإنتاجية، بحيث نحصل منها على أكبر منفعة ممكنة بأقل تكلفة ممكنة.
أساس لقياس الأداء ( العاملين والمنظمة ) :
يسهل التخطيط عملية قياس النتائج المحققة وفقا لمعايير تم وضعها مسبقا .
أساس للقرارات الرشيدة :
حيث يمكننا التخطيط من القدرة على اتخاذ القرارت بصورة صحيحة .
يقلل التخطيط من اتخاذ القرارات العشوائية والشخصية :
عند وجود خطة موضوعة للعمل لا يكون هناك مجال للاجتهادات الشخصية غير المدروسة في اتخاذ القرارات، وتكون القرارات المتخذة مرتبطة بأهداف ثابتة مدروسة.
الرضا الوظيفي للعاملين :
إن الخطة المحكمة والمدروسة، ووضوح الأهداف يجعل الموظفين يؤدون واجباتهم بثقة وارتياح.
التخطيط من أجل أداء جديد
ويقصد به أن نقوم بعمل لم يسبق أن قمنا به من قبل، أي أننا سننشئ شيئا جديدا من لا شيء ( افتتاح فرع جديد للشركة في مدينة من المدن، أو كتخطيط شخص للدخول في شراء وبيع العقارات لأول مرة ).
التخطيط للتطوير والتحسين
من المؤكد أن التطوير والتحسين عمل لا بد منه في جميع نواحي الحياة، فعلى سبيل المثال هناك ثورة صناعية وتكنولوجية تتغير يوما بعد يوم، فلا نتخيل مثلا مصنعا لصناعة الحاسبات سيظل لمدة سنين متتالية دون أن يحتاج إلى تطوير وتحسين في المهارات التقنية للعمال، وللآلات المستخدمة للتصنيع أيضاً ، فلابد من مواكبة هذه التغيرات السريعة بوضع خطط تطويرية لتحسين العمل.
تخطيط روتيني متكرر
نقوم باستخدام هذا النوع من التخطيط للأعمال المتكررة، والتي تحتاج كل فترة زمنية إعدادا و تجهيزا ( مثل وضع خطة يومية لأعمال التركيبات لدى العملاء لشركة تعمل في مجال تصميم المطابخ، قيام مدير الأمن والسلامة بإحدى المنظمات بتنظيم جدول للمناوبات الليلية بالشركة )