مفهوم السكرتارية ومهامها
مفهوم السكرتارية
لقد جاءت كلمة "سكرتارية " من اللغة الإنجليزية وهي "Secretary" ويعني الجزء الأول منها "Secret" أي السر، ولذلك يتم إطلاق عبارة " أمين السر على بعض الموظفين الذين يقومون ببعض الأعمال المكتبية الخاصة.
وتتعدد معاني كلمة ( سكرتير) لدرجة اتساعها لتمثل في بعض الدول مرتبة وزير، أو حتى رئيس الوزراء أحيانا، ولكن معنى السكرتير الذي سنقوم بدراسته هو ما يطلق عليه اسم : " السكرتير التنفيذي " والذي يعني بهذا المفهوم : الموظف الذي يقوم بمساعدة أحد كبار المديرين في المنظمة ، حيث يقوم بمعاونته على تنظيم مواعيده، وتنظيم وحفظ الملفات ، واستقبال الزائرين والترحيب بهم، والرد على المكالمات الهاتفية.
مهام السكرتير التنفيذي
يقوم السكرتير بعدة مهام رئيسة تتناول إنجاز الأعمال المكتبية في المشروع بأعلى قدر من الكفاءة ، ومن أهم هذه المهام ما يأتي :
تحرير المراسلات والمذكرات :
يتولى السكرتير استلام مراسلات وخطابات المدير وتنسيقها، ومن ثم طباعتها باستخدام آلة التصوير ويقوم بعد ذلك بتوجيهها إلى المرسل إليه.
النسخ والتصوير :
يقوم السكرتير بمهمة النسخ والتصوير المستندات الواردة والصادرة للمكتب ويتولى توزيع المستندات المنسوخة إلى الجهات المعنية، أو وضعها في الملفات المخصصة لها .
معالجة المكالمات الهاتفية :
تؤثر كفاءة السكرتير في التعامل مع المكالمات الواردة والصادرة على جودة مستوى الخدمات التي يؤديها، فالسكرتير الجيد هو الذي يحسن استقبال ونقل المكالمات الهاتفية، حيث إنه يمثل المدير والمنظمة التي ينتمي لها.
معالجة البريد الوارد والصادرة :
يقوم السكرتير باستلام البريد الوارد و تنظيمه تنظیم سليما يضمن اتخاذ القرار المناسب حيال كل مکاتبة ترد إلى المنظمة ، كما يتولى السكرتير تنظيم البريد الصادر والتأكد بأن هذه المكاتبات تعطي انطباعا جيدا عن المشروع اللجهات الخارجية .
تحديد المواعيد
يتولى السكرتير مهمة تحديد المواعيد للمراجعين والزوار الذين يرغبون في مقابلة المدير، كما يقوم السكرتير بمحاولة حل المشكلات التي يستطيع حلها للمراجعين والزوار دون الحاجة لمقابلة المدير؛ وذلك توفيرا لوقت المدير وجهده.
كما يهتم السكرتير بتنظيم وقت المدير ويعد سجلا خالها بارتباطات المدير ومواعيده، ويقوم بعرضه على المدير في بداية اليوم، والسكرتير الماهر يحدد وقتا خالية من المواعيد لراحة المدير ، ولمواجهة الحالات الطارئة .
قد يكون من المهم للمدير أن يكون جدوله خاليا من المواعيد في أوقات معينة مثل :
صباح يوم الأحد لإعطاء المدير فرصة لتخطيط ما سيقوم به خلال الأسبوع
اليوم الأول لمباشرة المدير بعد إجازة طويلة.
اليوم الذي يسبق رحلة سفر للمدير؛ ليتمكن من تجهيز نفسه للسفر.