المكتب ومحتوياته
محتويات المكتب
يحتوي المكتب على عناصر عدة أهمها ما يأتي :
١. الآلات والأجهزة والأدوات المستخدمة في المكتب :
مثل : أدوات الكتابة وأجهزة الحاسب، وآلات النسخ والتصوير ، وأدوات وأجهزة الحفظ والفهرسة .
٢. الأثاث المكتبي :
ويعطي الأثاث الجيد في المكتب انطباعا بمدى اهتمام المنظمة بالزائرين، وكذلك يعطي الموظفين شعورا بحرص المنظمة على راحتهم، مما ينعكس على إنتاجية الموظف وراحته النفسية والبدنية .
٣. غرفة للاجتماعات :
اون لا بد من تخصيص غرفة أو قاعدة اللاجتماعات في أي منظمة، ويختلف حجم ومكان هذه الغرفة من منظمة الأخرى، وذلك حسب عدد الموظفين المتوقع اجتماعهم في الوقت نفسه بالمنظمة، ويتم عادة تخصيص غرفة صغيرة الحجم للاجتماعات لكل إدارة بالمنظمة، بالإضافة لقاعة أخرى أكبر حجما في حالة عقد اجتماع عام في المنظمة.
4. غرف خاصة للعاملين :
يتم عادة تخصيص عدد من الغرف الخاصة ( مکتب مغلق ) للمديرين و كبار الموظفين ، وكذلك لبعض الأعمال التي تحتاج إلى السرية أو التركيز الذهني.
الأثاث المكتبي
يستعمل أثاث المكتب لفترة طويلة من الزمن، لذلك يجب الاهتمام بتوفير النوعية الجيدة والعملية لتوفير ظروف عمل تشجع العاملين على القيام بمهامهم بالشكل المطلوب، ومن أهم الأثاث المكتبي ما يأتي :
أولا : كرسي المكتب :
يعد كرسي المكتب من أهم العناصر في تجهيزات المكتب، لأن الموظف يزاول أعماله جالسا لمدة طويلة، لذلك يجب العناية عند اختيار کرسي المكتب لتحقيق الغرض منه، وهناك أشكال وألوان للكراسي منها: ذات الظهر المستقيم، والكرسي المتحرك الدائري، والكرسي المائل، والكرسي الخشبي، والكرسي المعدني.
وهناك أمور يجب مراعاتها عند اختيار الكرسي وهي :
1. ارتفاع الكرسي : حيث يجب أن تتوفر إمكانية تغيير ارتفاعه حتى يستطيع الموظف وضع قدميه على الأرض دون أي ضغط على الرجل والساق .
۲. ارتفاع مسند الكرسي : وذلك حتى يوفر الدعم لأسفل الظهر .
3. الوضع الأفقي لظهر الكرسي : يجب أن تكون عضلات الحوض لاصقة بالطرف الأسفل من ظهر الكرسي وهكذا یکون ثقل الجسم مرتكزا على عضلات الأرجل.
ثانياً : مناضد المكتبة
تستخدم طاولة المكتب الإنجاز المعاملات الكتابية على على سطحها ما يحتاج إليه الموظف في عمله مثل جهاز الحاسب الآلي أو الآلة الحاسبة والدباسة والأدوات المكتبية الأخرى بالإضافة إلى الأوراق والنماذج الورقية المستخدمة في العمل.
كما يمكن الاستفادة من الأدراج في المنضدة في حفظ الأقلام والمساطر والفهارس وأوراق المراسلات والنماذج والبطاقات