الاتصال الكتابي (المراسلات)
الاتصال الكتابي
يقوم العمل المكتبي في معظم المنظمات العامة والخاصة على الاتصال الكتابي ، ويعد العمل الكتابي أحد أهم الأنشطة التي تساعد المنظمة للوصول لأهدافها من خلال عدد من الأعمال التي يتم ممارستها في المنظمات يوميا.
أهمية العمل الكتابي
تعمد كثير من المنظمات إلى توثيق العمل الذي تقوم به كتابياً ، على الرغم من الوقت والجهد والمال الذي تبذله في إنجاز هذا العمل ، وذلك لعدد من الأسباب أهمها:
1- حماية حقوق المنظمة ، وحماية حقوق الغير ، حيث تستعمل الوثائق المكتوبة لإثبات الحقوق . مثال : تعد فواتير البيع والشراء مستند إثبات يرجع إليه عند الرغبة في تبديل السلعة أو إرجاعها .
۲- يساعد العمل الكتابي والمتمثل في الخطابات ورسائل التهنئة والدعوات في تنمية التواصل بين المنظمة والجمهور الخارجي ، ويعطي صورة طيبة عن المنظمة
۳ - يساعد الاتصال الكتابي على عرض الأفكار وشرحها بصورة أوفي من الاقتصار على الاتصال الشفهي، حيث يمكننا في الاتصال الكتابي تضمين الجداول والرسومات البيانية والصور ، مما يساعد على إيضاح الأفكار وسهولة فهمها.
بعض الاعتبارات الواجب مراعاتها عند القيام بالأعمال الكتابية
1- مراعاة اكتمال أجزاء الرسالة وأجزاء الرسالة :
البسملة - الجهة المرسلة - الرقم التاريخ - المرفقات - الموضوع - المرسل إليه وعنوانه - تحية الافتتاح ۔ جسم الرسالة . تحية ختامية - التوقيع - النسخ الإضافية.
۲- مهارة استخدام علامات الترقيم :
حيث إن العلامات الترقيم دلالات تسهل على القارئ فهم الرسالة المكتوبة .
۳- مهارة تنسيق النواحي الشكلية للرسالة المكتوبة
تعطي الرسالة المخرجة إخراجا جيدا انطباعا طيبا عن المرسل، كما تساعد على وضوح الرسالة للقارئ، وتختلف طريقة التنسيق من شخص لآخر حسب حس الكاتب وذوقه في اختيار عدد من المعايير، وكذلك مدى حرص المنظمة على هذه النواحي ، والتي منها :
- نوع ولون وحجم الورق المستخدم في طباعة الرسالة ومغلفها.
- تنسيق الكتابة من حيث : أنواع الخطوط المستخدمة . حجم الخط ۔ لون الخط الحدود والإطارات .... إلخ .