البريد الوارد والصادر
مقترحات لزيادة فاعلية الدرس.
الاطلاع على سجل الوارد وسجل الصادر الخاص ببريد المدرسة، مع ملاحظة حقول المعلومات التي يتم تسجيلها في هذا الدفتر ( اختلاف بعض الحقول عن الحقول التي تمت دراستها راجع إلى أن كل منظمة تضع في السجل الحقول التي تحتوي على أهم المعلومات التي تحتاجها ).
زيارة قسم السكرتارية بالمدرسة والاطلاع على إجراءات البريد المتبعة .
أهمية البريد للمنظمة
تعد حركة المراسلات في المنظمة - داخليا وخارجيا - العمود الفقري في الأنشطة المكتبية ، لذلك تلقى أعمال البريد أهمية من قبل الإدارة لما لها من أثر فعال على كفاءة الأداء ، وتحقيق أهداف المنظمة. وترجع هذه الأهمية إلى الاعتبارات الآتية :
١- بعد قسم البريد نقطة الاتصال المهمة التي تربط المنظمة بالمنظمات الأخرى وجمهور المتعاملين معها، ولذلك فخدمة البريد الجيد تعمل على تنمية العلاقات الطيبة في المجتمع .
۲- تعمل الخدمات البريدية الناجحة على مساندة الأنشطة المكتبية الأخرى ، مثل إعداد المراسلات وسرعة عمليات الحفظ وإنهاء المعاملات داخل المنظمة وخارجها
٣- في المنظمات التي تمارس نشاطها عن طريق البريد تعد المراسلات وحركتها مهمة لها، ويكون البريد في هذه الحالة هو المعيار الحقيقي الذي يبين مدى نجاح المنظمة في أداء عملها بطريقة جيدة
إجراءات البريد الوارد
تبدأ أعمال المنظمة من البريد الذي يرد إليها ، ويعد الأساس الذي تمارس عليه باقي الأعمال المكتبية ، ولتحقيق الكفاءة في معالجة البريد الوارد بجب القيام بعدد من الإجراءات ،ولا بد من توافر الإمكانيات والمعدات اللازمة المعالجة البريد الوارد ، وتتمثل إجراءات البريد الوارد في الخطوات الآتية :
أولاً : تجميع البريد واستلامه
يتم جمع البريد الوارد للمنظمة من صندوق البريد الخاص بالمنظمة ويتولى مندوب المنظمة عملية استلامه. كما أن بعض البريد الوارد يرد إلى المنظمة مباشرة، مثل البريد السريع والبرقيات والفاكس ، ويجب أن يحدد شخص بقسم البريد الوارد يكون مسؤولا عن استقبال واستلام هذه المكاتبات.
ثانياً : فتح البريد وفض محتوياته وفحصها
بعد وصول البريد للمنظمة يقوم أحد العاملين بفتح البريد تحت إشراف رئيس القسم، ويكون ذلك في الفترة الصباحية، بعد فتح المظاريف يتم فض محتوياتها والتأكد من أن المظاريف فارغة قبل التخلص منها ( البريد الشخصي والسري يتم إرساله إلى الشخص أو الإدارة المعنية دون فتح)، بعد ذلك يتم فحص مضمون کل رسالة لتحديد الغرض منها، حتى تسهل عملية توزيعها، وفي حال وجود مرفقات أو شيكات أو حوالات، يجب التأكد من مطابقتها بما هو وارد في مضمون الرسالة .
ثالثاً : ختم البريد :
يجب ختم كل رسالة بخاتم بريدي يوضح تاریخ و موعد ورودها، والجهة المرسلة إليها الرسالة، مع إعطائها رقما متسلسلا، وبعض المعلومات المهمة لكل منظمة.
رابعاً : فرز البريد وفهرسته :
في هذه الخطوة يقوم العاملون بفرز البريد التحديد الإدارة المختصة، ثم يتم وضع المراسلات في الأماكن المخصصة الكل إدارة، وبعد عملية الفرز يتم تحديد رقم الملف الخاص بالمكانية من واقع فهارس محددة، ثم يكتب رقم الملف في الخانة المبينة بخاتم الوارد
خامساً : القيد في دفتر البريد الواردة
يخصص في الغالب دفترا يطلق عليه "دفتر البريد الوارد ليكون سجلا بكافة المراسلات الواردة يتضمن المعلومات الخاصة بالرسالة و مرسلها، وكثير من المنظمات الآن تستخدم برامج حاسوبية للاتصالات الإدارية تضبط حركة البريد الوارد والصادر
سادساً : توزيع البريد الواردة
يتم في هذه الخطوة إرفاق المكاتبة بالملف الخاص بها - بعد إحضاره من غرفة الحفظ إذا كان البريد مر کزیا - ثم يوزع المكاتبات على الإدارات المختصة باستخدام المراسلين، وتستعين المنظمات الكبيرة ببعض الوسائل الآلية في توزيع المكاتبات مثل أنابيب الأوراق بعد وضع المكاتبات في أسطوانات خاصة من البلاستيك.
سابعاً : متابعة البريد الوارد
تسعى المنظمة التي تحرص على سمعتها إلى التأكد من أن المكاتبات التي ترد إليها قد تمت معالجتها والرد عليها بسرعة ، وتتولى متابعة البريد الوارد الإدارة المختصة ويقوم رئيسها بحث العاملين على سرعة الرد على المكاتبات من خلال مذكرة استعجال.
إجراءات البريد الصادر
المراسلات المنظمة الصادرة عدة خطوات قبل إرسالها إلى جهات خارجية ، من أهمها : إعدادها وصياغتها ، ومن ثم نسخها وتوقيعها من قبل المسؤول، وترقيمها وتجهيز المرفقات إن وجدت، أما إجراءات تصدير البريد وتوز بعه فهي على النحو الآتي :
أولاً : تجميع البريد والمراسلات الصادرة
في هذه الخطوة يتم جمع البريد والمراسلات من الإدارات والأقسام في المنظمة خلال فترة زمنية محددة ، المراسلون عملية التجميع.
ثانياً : مراجعة المراسلات :
يقوم المسؤول في قسم البريد الصادر بمراجعة المراسلات من الناحية الشكلية ، والتأكد من أنها تحمل توقيع المسؤول، ومن وجود المرفقات الخاصة بها - إن وجدت -
ثالثاً : تجهيز المظاريف :
يقوم العاملون في مكتب البريد الصادر بإعداد المظاريف للمراسلات طبقا للعنوان المبين على كل رسالة .