مكننة العمل المكتبي وإدارته إلكترونياً
مكننة العمل المكتبي
من المصطلحات المتداولة في وسط العمل الإداري مصطلح ( مكننة العمل المكتبي). فما المقصود بكلمة مكننة ؟
تعریف مكننة العمل المكتبي
يقصد بمكننة العمل المكتبي: استخدام مختلف الأجهزة والآلات التي تساعد على إنجاز العمل المكتبي بشكل أسهل وبدرجة أعلى من السرعة والإتقان.
أهداف مكننة العمل المكتبي
تنفق المنظمة مبالغ كبيرة لتوفير الأجهزة والآلات الإنجاز الأعمال المكتبية، وذلك سعيا لتحقيق أهداف عدة، من هذه الأهداف :
١- السرعة في إنجاز العمل
يمكن من خلال استخدام آلة تصوير المستندات تصوير العديد من النسخ في وقت قصير جداً ، مقارنة بكتابة هذه النسخ يدوياً دون استخدام المكننة في العم
۲ - الدقة في تنفيذ الأعمال
قد نقع في الكثير من الأخطاء خلال قيامنا بمجموعة كبيرة من العمليات الحسابية المختلفة بطريقة ذهنية أو يدوية، بينما استخدامنا للآلات الحاسبة يقلل وبشكل ملحوظ من الوقوع في هذه الأخطاء
٣- الاقتصاد في التكاليف
تحتاج بعض الإدارات إلى عدد كبير من الموظفين الذين تسند إليهم مهمة ترتیب وتصنيف وحفظ السجلات والملفات في المنظمة، كما تحتاج إلى مساحات وأرفف تكلف مبالغ طائلة، بينما يمكن توفير الكثير بإنجاز هذه الأعمال عن طريق أجهزة الحاسب الآلي.
تطور مكننة العمل المكتبي
كان العمل المكتبي في بداینه پسند إلى أصحاب الخط الجميل دون النظر الاعتبارات إتقان المهارات الإدارية الأخرى، وكان العمل ينجز بطريقة بسيطة تعتمد على الأوراق والأقلام، وبعض الملفات التي تحفظ فيها الأوراق، وتوضع في خزانات مخصصة للحفظ، وتم استخدام أدوات بسيطة مثل مثاقب الأوراق والدبابيس ( مختلفة الأشكال والأنواع )
وكان لظهور الآلات الكاتبة نقلة نوعية في مكننة العمل الكتابي، حيث أصبح العمل ا الكتابي غير مقصور على أصحاب الخطوط الجميلة والتي كانت ميزة لهذه الوظائف.
وتطورت الآلة الكاتبة بعد ذلك لتصبح كهربائية تعتمد على اللمس لتسريع الكتابة عليها ، وظهرت في هذه المرحلة بعد انتشار الكهرباء مجموعة من الأجهزة المساعدة للعمل المكتبي مثل : مكائن تصوير المستندات ، التلكس ، السنترالات اليدوية.
ومع التقدم التقني الهائل الذي شهده العالم خلال القرن العشرين دخلت أجهزة الحاسب الآلي إلى العمل المكتبي بقوة، وذلك من خلال توفر عدد من التطبيقات التي تخدم العمل المكتبي، واهتمام مصنعي برامج الحاسب بتطوير هذه التطبيقات بشكل مستمر حتى أصبح الحاسب الآلي من أهم محتويات المكتب في وقتنا الحاضر، ومن الأجهزة المواكبة لهذه الثورة التقنية : أجهزة الفاكس العادية والملونة - الطابعات مختلف | أشكالها (نفطية ، نفاثة للحبر ، ليزرية ) . كما انتشرت أجهزة السنترالات التي تعتمد على الرد الآلي والتحويل الاختياري من خلال ربطها ببرامج إلكترونية. |
وفي الفترة التي نعيشها الآن ومع تطور وسائل الاتصالات وتقنية المعلومات تغير مفهوم العمل المكتبي الذي كان محصورة في المكاتب ومباني الإدارات والأقسام ، وأصبح العمل المكتبي يمكن أن يدار من خارج المكتب
ومن أسباب هذا التحول
1- الانخفاض المستمر في أسعار أجهزة الحاسب المحمولة ( والأجهزة الإلكترونية بشكل عام ) .
٢- الانتشار الواسع لشبكة الإنترنت وانخفاض تكلفتها.
٣- اقتناع كثير من المنظمات بأهمية وفائدة استخدام التقنيات الحديثة في إدارة الأعمال.
4 - إمكانية عمل الاجتماعات السمعية والمرئية، من خلال التقنيات الحديثة، والتي تمكن من ربط أكثر من موقع جغرافي للمنظمة في الوقت نفسه.
الإدارة الإلكترونية
ظهر في الآونة الأخيرة ، ونتيجة للتقدم السريع في تقنية المعلومات ، مفهوم جديد للعمل الإداري ، يقوم على أساس إنجاز الأعمال الإدارية دون الحاجة إلى استخدام الأوراق والملفات ، وكذلك إنجاز تلك الأعمال دون الحاجة لمراجعة الجهة ذات الاختصاص بالمعاملة المراد إنجازها.
تعريف الإدارة الإلكترونية ويقصد بالإدارة الإلكترونية :
مجموعة من التقنيات الحديثة، تقوم على خدمات الاتصال ونقل المعلومات ، بطلق أحياناً على الإدارة التحويل العمل الإداري اليدوي إلى أعمال تنفذ بطريقة رقمية.
مصطلح آخر وهو : " إدارة متطلبات الإدارة الإلكترونية النتمكن من إنجاز أعمالنا عن طريق أسلوب الإدارة الإلكترونية ، يتطلب توافر بعض المكونات الأساسية وهذه المكونات أو المتطلبات هي :
1- جهاز حاسب ( قد يستعاض عنه بجهاز هاتف جوال أو بعض أجهزة الألعاب الإلكترونية ).
۲- شبكة اتصال ( خط هاتف ثابت أو شبكة الجوال أو عن طريق الأقمار الصناعية ).
٣- خدمة الإنترنت ( حيث يتم استخدام بروتوكولات خاصة للاتصال بمواقع مزودي الخدمة البريدية ).
أمثلة لاستخدام الإدارة الإلكترونية في إنجاز العمل المكتبي
لقد بدأت العديد من المنظمات العامة والخاصة باستخدام التقنيات الحديثة الأداء العمل المكتبي دون الحاجة إلى الإجراءات التقليدية من تعبئة الاستمارات وتقديم الخطابات بطريقة يدوية، وذلك من خلال استخدام شبكة الإنترنت. ومن الأمثلة التي تبين إمكانية استخدام الأسلوب الإلكتروني في إنجاز الأعمال :
الجامعات
حيث أصبح التسجيل في كثير من الجامعات في المملكة عن طريق الدخول على موقع الجامعة المطلوب التسجيل بها على الإنترنت ، حيث يمكن للطالب أن يقوم بالتسجيل عن طريق تعبئة المعلومات المطلوبة مباشرة على موقع الجامعة ، كما يستطيع الطالب معرفة نتيجة القبول من خلال موقع الجامعة ، وفي حالة قبوله يستطيع الحصول على عدد من الخدمات ، دون أن يتحمل عناء الانتقال إلى الجامعة.
البنوك التجارية
تتيح البنوك للعميل إمكانية استخدام شبكة الإنترنت أو الهاتف المصرفي أو مكائن الصرف الآلي في إجراء عدد من العمليات البنكية التي كانت سابقا تأخذ كثيرا من الوقت والجهد ، والوقوف في الطوابير الطويلة حتى يتم إنجاز تلك المعاملات ، فأصبح في إمكان عميل البنك إنجاز كثير من معاملاته دون الوصول إلى مقر البنك ، ومن هذه المعاملات على سبيل المثال :
- سحب أو إيداع مبلغ من المال ، ويكون ذلك عن طريق الصرافات الآلية المنتشرة في الأسواق وفي كثير من الشوارع الرئيسة، وهي مرتبطة بشبكة ، بحيث يستطيع العمیل صرف النقود من أي صراف، حتى لو لم يكن الصراف ينبع البنك الذي به حساب العميل.
- التحويل ما بين الحسابات، وهي متاحة بأكثر من وسيلة، حيث يمكن للعميل استخدام الهاتف المصرفي أو الصراف الآلي أو شبكة الإنترنت. اذكر بعض الخدمات الأخرى التي يمكن أن نقوم بها إلكترونيا دون الحاجة إلى زيارة مقر البنك.